La automatización de procesos administrativos es una inversión estratégica que impulsa la eficiencia, reduce costes y minimiza errores; transformando cualquier negocio en una empresa más competitiva y más rentable.
Vamos a ver las claves principales para conseguir estos beneficios.
1. Identificación de Procesos
Para empezar con la automatización de procesos administrativos, es necesario identificar qué tareas son aptas para ello. Aquellas que son repetitivas y consumen mucho tiempo, como la entrada de datos, la gestión de facturas, el seguimiento de proyectos y la generación de informes, son ideales para este fin. En definitiva, todos los procesos administrativos.
2. Definición de Objetivos
Define claramente los objetivos de automatización. ¿Deseas reducir costes, mejorar la precisión, aumentar la productividad, o una combinación de estos? Definir tus objetivos te ayudará a seleccionar la tecnología de automatización más adecuada.
3. Selección de la Tecnología
Existen varias herramientas y tecnologías disponibles para la automatización de procesos administrativos, En términos generales se definen como Automatización Robótica de Procesos (RPA) y Gestión de Procesos de Negocio (BPM). La elección depende de las necesidades específicas de tu empresa, y especialmente de elegir un buen partner tecnológico para ayudarte con todo el proceso.
4. Mapeo del Proceso
Antes de implementar la automatización, es importante entender cómo funciona el proceso actual. Esto implica comprender los pasos involucrados, las personas que participan y los puntos de decisión.
5. Diseño del Proceso Automatizado
Una vez que comprendido el proceso, hay que comenzar a diseñar el proceso automatizado. Esto implica como se utilizará la tecnología para que por si sola realice las tareas que antes se realizaban manualmente. Ya no es solo una decisión tecnológica, la creatividad y la ingenería de procesos juegan el papel más importante en esta etapa
6. Implementación y Pruebas
Después de configurar la solución de automatización, es necesario implementarla y probarla para asegurar de que funciona correctamente. Esta fase siempre es un proceso interativo que requiere de varios ajustes en función de los resultados hasta conseguir los resultados esperados.
7. Formación y Soporte
Todos los usuarios deben estar adecuadamente formados en la nueva solución de automatización y se debe proporcionar soporte continuo para resolver cualquier problema que pueda surgir, porque siempre hay una etapa de ajuste o «fine tunning».
8. Revisión y Mejora Continua
La automatización de procesos es un esfuerzo continuo. Es importante revisar regularmente el sistema y hacer ajustes según sea necesario para seguir obteniendo los beneficios de la automatización.
No todos los procesos o tareas son apropiados para la automatización, y algunos requieren nuestra intervención para garantizar la calidad. Por lo tanto, es vital mantener un equilibrio entre eficiencia y calidad en la estrategia de automatización.
¿Listo para comenzar tu viaje de automatización? Recuerda, el éxito se encuentra en los detalles, la planificación cuidadosa y un buen partner de IT de viaje. No dudes en contactar con un especilista como nosotros.
